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过程方法审核中有关问题及解答

日期: 2019-09-26
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发布日期: 2019-09-26

在推行过程方法审核的过程中,收到审核员反馈的许多比较有代表性的问题。为了解答这些问题,进行了仔细研究和思考,并依据多年的审核经验及受审核组织的实际情况,对问题进行了解答。下面选出部分具有代表性的问题及解答思路,仅供审核员参考。


问题一


策划时按照不同产品和专业领域大过程进行策划,未细分到小过程,使审核时对管理过程审核交叉较多(如目标管理、设备管理、监视和测量资源的管理、人力资源的管理、知识的管理、风险和机遇的确定和控制等),该如何把握?


审核该过程的目标及其实施措施的合理性和完成情况,对设备/监视和测量资源/人力资源/知识的审核主要是看其在该过程的充分性、适宜性和有效性,关键是看结果,看结果能否保证过程目标的实现;风险和机遇也是该过程中影响目标达成的因素,若公司和其他过程的风险和机遇影响本过程目标的达成,也应一并审核其控制情况。


对于目标管理、设备管理、监视和测量资源的管理、人力资源的管理、知识的管理、风险和机遇的确定和控制等公司整体管理过程的审核,可作为单独的分过程,按PDCA实施审核,如策划方案或计划、实施情况、监督检查的情况、对出现问题时的整改情况、对改进的策划及实施等。


问题二


管理过程未进行细分,导致审核系统性不强,且在管理过程EMS和OHSMS审核工作量很大,审核会不充分。


可将管理过程进行细分(如目标管理、设备管理、监视和测量资源的管理、人力资源的管理、知识的管理),细分的程度依据企业的复杂程度而定,而EMS和OHSMS可依据独立的辅助和附属活动(如污水处理站、食堂、锅炉房、库房等)实施过程审核(环境因素/危险源——目标及实现措施——运行控制/应急预案——监视和测量——改进)。


问题三


现场审核中,对过程中的资源条款应审核到什么程度?每一过程均审核到了资源,是否还需要将资源的管理作为单独的过程进行审核?它们之间的关联性如何把控?


产品实现和服务提供过程中的资源主要审核其是否满足实现过程目标的需求,是否充分和有效;而资源的管理过程,主要按照PDCA的思路审核其获取、识别、提供、评价、考核、改进等。若在管理过程中对资源条款不安排单独的过程审核,则产品和服务实现过程中应按PDCA的思路审核过程中的资源(应依据受审核组织的职能分配而定)。


问题四


对于QMS、EMS和OHSMS三标结合审核如何实施过程审核?EMS/OHSMS是否可以按照过程+场所实施审核?


EMS、OHSMS以QMS识别出的过程为基础,若过程中有独立运行的场所和活动(如生产车间、维修车间、化学品仓库等),可以将独立运行的场所和活动按过程单独实施审核;若QMS识别出的过程中的环境因素或危险源类似,控制要求类似,也可以将几个类似的过程(如行政管理过程)结合一起按PDCA实施审核(环境因素/危险源——目标及实现措施——运行控制/应急预案——监视和测量——改进)。


问题五


过程审核中涉及哪些要素?


每一过程均按照PDCA实施审核,则产品实现和服务提供过程至少涉及的要素为:6、7、8中的过程提供控制要素以及9.1.1、9.1.3、10,目标管理和资源管理过程审核可以不涉及第8章。


问题六


过程审核中如何分配专业审核员?


主要生产和服务提供过程以及产品和服务的设计开发过程的审核应安排专业审核员审核,辅助生产过程中需要专业支持的过程(如专用设备设施的管理、检验过程)应由专业审核员审核,其余过程可由非专业审核员审核。


问题七


采用过程方法审核时,支持性的过程:7.1.2人员、7.1.3基础设施、7.1.4过程环境、7.1.5监视测量资源、7.1.6组织知识、7.2能力、7.3意识、7.4沟通、7.5成文信息等基本在过程审核记录中体现出来了,是否可以不再对这些过程进行审核?


这些条款的主责部门往往不是业务主要过程的主责部门,在业务主要过程审核中,一般审核的是这些条款的结果是否满足过程的需求,而并未审核对这些支持性过程的管理,故还应审核主责部门的管理情况(PDCA),可以将支持性过程结合起来审核。


问题八


采用过程审核时,针对每个过程都查了:过程风险、过程的监视和测量、分析和评价、不合格和纠正措施和变更,是否可以不再单独审核9.1.1、9.1.3、10.2、6.1、6.3?


公司级的风险与机遇、监控、分析和评价、不合格和纠正措施和变更,在管理层和体系主控部门应安排审核并进行总体评价。


问题九


体系标准第8章运行总计有:8.1;8.2;8.3;8.4;8.5;8.6;8.7等7个要素,其中8.1运行策划和控制要素,提出了(8.2、8.3、8.4、8.5、8.6)运行的策划和控制要求,8.1是否需要按照过程方法审核?每个运行过程都查了策划,是否8.1可以不再单独审核;第8章除不适用条款以外,是不是每个企业都是这些过程?即:产品和服务的要求、设计和开发、外部提供的过程和产品、生产和服务提供、产品和服务放行、不合格品控制等过程。过程方法审核是不是针对上面的过程采用过程方法审核?


每个运行过程都查了策划,若审核充分,8.1可以不再单独审核;企业的过程差别很大,尤其是服务过程,生产企业一般与标准的大过程类似,但企业往往会分为许多小过程,尤其是对生产过程会细分,因不同产品的生产过程不同,同一产品也会有许多生产工序,故并不是仅针对上面问题中所阐述的过程采用过程方法审核,应依据企业的实际过程实施审核。


问题十


企业没有按照过程方法建立体系和进行管理,审核还局限于部门职能审核,怎么办?


有些部门目标实际是过程目标,一般而言企业都有过程关键绩效指标、职责、过程运行准则,资源也提供了,输入输出也均有,只是他们没有过程的概念,审核员应充分理解并收集信息,判定过程运行的有效性并找出改进点。


问题十一


对6.1、6.3、8.5.6、9.1.1这些条款审核时,如何在过程方法审核计划中体现,具体应该审核到什么深度,审核员把握不好。


在过程的审核要素中应体现,审核该过程需应对的风险和机遇、过程质量目标、过程更改和过程监控即可。


问题十二


多数企业每个部门通常都只安排一个人迎接审核,而我们按过程实施审核时(尤其产品线较多时),难以避免地会发生多人基于不同过程审核同一个人,非常影响审核进度。


可以先留下待追踪问题或请其他审核员帮助追踪。如审核到人员的资质问题,可能均在人力资源部,则可记下人名,让审核人力资源过程的审核员进行追踪审核;又如审核计量器具的检定,可能在计量管理部门,则可记下计量器具的名称和型号,让审核计量管理过程的审核员进行追踪审核。


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